キャンペーンの準備やシステム導入など、ビジネスを行う上で日別でスケジュールを立ててプロジェクトを進行することはよくありますよね。
タスクごとの所要日数がわかっている場合、Excelの関数とマスタを上手く活用することで以下のようなスケジュール表がたったの5秒で作れるようになります。
しかも視覚的にスケジュールがわかるガントチャート風の表も同時に自動出力します。
ファイルダウンロード
とりあえずExcelテンプレートだけ欲しい！という人は以下のダウンロードボタンから無料、登録不要でダウンロードできます。本ファイルの権利、利用規約だけご一読ください。
【DL用】営業日加味スケジュール_テンプレート
ファイルの使い方は全然難しくないですが、以下で解説していきたいと思います。
ファイルの使い方
スケジュール表の作成は至って簡単。
下記の項目を対象のセルに入力していくだけで綺麗なスケジュール表が完成します。
更新箇所と内容
- D列：タスク項目
- E-F列の対応者に「●」 ※プルダウン
- タスクNo.1のG列セルにプロジェクトの開始日
- I列に各タスクの所要日数
一度自分用にファイルをカスタマイズしてしまえば、2回目以降はタスクNo.1の開始日を変更するだけで、後のスケジュールは自動で更新されます。
実際に上記の手順をサンプル画像付きでわかりやすく説明していきます。
D列の「項目」にタスクを入力
まずはプロジェクトのタスクをD列の項目欄に入力していきます。No.1から順に進んでいくイメージです。
自社タスクはE列、顧客タスクはF列に「●」を入力
タスク項目の入力が完了したら、対応者ごとにフラグ付けをしていきます。
E列を弊社、F列を貴社（顧客 or パートナー企業）に設定してあるので、プルダウンで対応者のセルに「●」を付けてきます。
タスクNo.1の「開始日」セルにプロジェクトの開始日を入力
次にプロジェクトの開始日を入力します。タスクNo.1の「開始日」セル（G列）に日付を入力してください。
その他のセルは自動で更新されるため、変更不要です。
I列に各タスクの所要日数を入力
最後にタスクごとの所要日数を入力します。各タスクにかかる日数を入力してください。
このファイルでは一つ前のタスクが終了した翌日からタスクの所要日数がカウントされます。短くしたい場合は所要日数を調整してください。
スケジュール作成完了
上記4ステップでスケジュール表の完成です。
何のタスクを、いつからいつまでの期間で、だれが仕上げるのか、が一目でわかります。
加えて、ガントチャート形式のスケジュールも自動で作成されるので、視覚的にスケジュールを確認することも可能です。
祝日マスタに関して
本Excelファイルは「祝日マスタ」というシートを使って、営業日だけを計算するように設計しています。
祝日マスタについては以下の通り、利用上の注意点があります。
現在入っている祝日は2021年の元旦まで
本ファイルの祝日マスタには2019年の元旦～2021年の元旦まで、2年間分の祝日が予め入っています。
それ以降も含んだスケジュールを作成したい場合は、祝日マスタに日付を追加してください。100行目より上に入力した日付が祝日としてスケジュールに加味されます。
マスタに無い祝日を追加したい場合
会社の創立記念日など、マスタに無い祝日を追加したい場合は、「祝日マスタ」のA列（100行目まで）に日付を入れるだけで追加ができます。
B列には祝日の種類を入力できるようになっています。入力しなくてもスケジュール作成上は問題ありませんが、後から見てもわかるように記載しておくのがおすすめです。
本ファイルの権利、利用規約（編集・商用利用・再配布）
権利の保有者
本ファイルの権利はリライアンス・データ株式会社（以下、当社）が保有します。
ファイルの編集と商用利用
個人利用、商用利用を問わず、無料で自由に編集して使っていただけます。
作成したスケジュールを顧客やパートナー企業に送っていただくのも問題ありません。その際、クレジット表記などは不要です。また、社内での共有も自由に行ってください。
有料での販売、及び不特定多数への再配布の禁止
有料での販売、及びWebサイト等で不特定多数のユーザーに向けてファイルを再配布する行為は禁止といたします。
免責事項
不具合は無いように作成しているつもりですが、ファイルのエラー、祝日の過不足、その他の理由で意図と異なるスケジュールが作成された場合でも、当社は一切の責任を負いかねます。予めご了承ください。
さいごに
スケジュール表はビジネスでは必要になる機会が多いですが、新しいプロジェクトが始まる時や、スケジュールが変更になったりした時にわざわざ作り直すは結構手間なものです。
テンプレートを一度作ってしまえば同じ内容なら開始日の1セルを変えるだけ。そうでなくても限られたセルのみ入力すれば簡単に修正できるスケジュール表ができるので、ぜひ業務効率化に活用してください。
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